• Home
  • /
  • Foundation News
  • /
  • RMC Foundation: Now Hiring (2 positions) – OFFICE MANAGER & FINANCE CLERK / DIRECTEUR DE BUREAU & COMMIS AUX FINANCES – Deadline to apply – 22 Jan

RMC Foundation: Now Hiring (2 positions) – OFFICE MANAGER & FINANCE CLERK / DIRECTEUR DE BUREAU & COMMIS AUX FINANCES – Deadline to apply – 22 Jan

OFFICE MANAGER

THE ROYAL MILITARY COLLEGES OF CANADA FOUNDATION INC.

The Organization

The Royal Military Colleges of Canada Foundation Inc. is a registered charity whose mission is to secure and deliver the funds necessary to provide the “Margin of Excellence” in the attraction, education and training of the cadets of the Canadian Military Colleges.  The RMC Foundation is an independent organization and all of its employees are non-public.

Main Responsibilities:

  • The Office Manager will report directly to the Executive Vice President
  • Manage benefaction compliance and benefaction summary duties
  • Prepare bi-weekly payroll for research employees
  • Responsible for research employee personnel files and all payroll related tasks
  • Logistics Officer for Board meetings
  • Plan and implement office systems and policies, order supplies
  • Act as recording secretary for all meetings
  • Manage the electronic request for funds website
  • Receive and direct phone inquiries
  • Maintain all office files
  • Provide support and assistance for our annual Legacy Dinner
  • Conduct information session for new cadets and parents
  • Act as Foundation Safety and Security Officer


Skills and Qualifications:

  • 3-5 years experience in an small office environment preferred
  • Ability to take initiative and assess priorities efficiently in a busy office with multiple interruptions
  • Substantial MS Office Suite knowledge
  • Must have strong organizational / time management skills
  • Ability to deal with confidential and sensitive matters professionally as well as be an effective listener
  • Work well with others in a team environment
  • Must have exceptional communication skills; both verbal and written
  • Proficient in English, bilingualism considered an asset
  • Charity/non-profit experience preferred.

Training and Education:

  • Diploma/Degree in Business Administration required
  • Payroll/employment contracting education/experience required
  • Human Resources education/experience preferred
  • First Aid/CPR certification considered an asset
  • Payroll Compliance Practitioner Certification considered an asset

Working Conditions:

  • Full-time, Permanent; 35 hours per week, Monday to Friday
  • Work location: RMC Campus, Kingston, Ontario
  • Must be available for occasional (event based) OT work
  • Reliability Status Security Clearance Certificate required

Remuneration includes a competitive compensation and benefits package and is commensurate with both the experience of the candidate and the size of the Foundation.  Only those selected for an interview will be contacted.

Provide a resume and cover letter in strictest confidence by no later than 22 January 2018 to:

Dave Ferguson, Foundation Development Officer

The Royal Military Colleges of Canada Foundation Inc.

dferguso@rmc.ca

***

DIRECTEUR DE BUREAU

FONDATION DES COLLÈGES MILITAIRES ROYAUX DU CANADA INC.

L’organisme

La Fondation des Collèges militaires royaux du Canada Inc. est un organisme de bienfaisance enregistré qui a pour mission de recueillir et de distribuer les fonds nécessaires pour conférer la « Marge d’excellence » au recrutement, à l’éducation et à la formation des étudiants des collèges militaires canadiens. La Fondation des CMR est un organisme indépendant dont tous les employés proviennent du secteur privé.

Responsabilités principales

  • Le directeur de bureau retenu relèvera directement du vice-président exécutif.
  • Gérer la conformité des dons et dresser le récapitulatif des dons reçus
  • Préparer la paie des employés de recherche toutes les deux semaines
  • Assumer les tâches liées aux dossiers d’employés de recherche et à la paie
  • Agir à titre de responsable de la logistique des réunions du Conseil d’administration
  • Planifier et mettre en place les politiques et les systèmes administratifs; commander les fournitures de bureau
  • Agir comme secrétaire de toutes les réunions
  • Gérer le site web de demandes de financement
  • Traiter et transférer les demandes téléphoniques
  • Assurer le suivi de tous les documents
  • Fournir de l’assistance et du soutien à notre dîner Héritage annuel
  • Tenir des séances d’information pour les nouveaux élèves-officiers et leur famille
  • Assumer les fonctions d’agent de sécurité de la Fondation


Habiletés et compétences

  • De 3 à 5 années d’expérience à un poste dans une petite entreprise, de préférence
  • Capacités d’initiative et de gestion efficace des priorités dans un bureau animé où les interruptions sont fréquentes
  • Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office
  • Excellentes aptitudes pour l’organisation et la gestion du temps
  • Capacité à gérer de l’information de nature confidentielle ou délicate de manière professionnelle et à faire preuve d’une bonne écoute
  • Bonne aptitude au travail d’équipe
  • Excellente habileté à communiquer, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit
  • Maîtrise de l’anglais, bilingue de préférence
  • Expérience au sein d’un organisme de bienfaisance, un atout

 

Formation et éducation

  • Diplôme en administration des affaires exigé
  • Expérience ou formation en gestion du personnel et des salaires
  • Expérience ou formation en ressources humaines, un atout
  • Certification en secourisme d’urgence et en RCR, un atout
  • Titre de spécialiste en conformité de la paie, un atout

 

Conditions de travail

  • Plein temps, permanent, 35 heures par semaine, du lundi au vendredi
  • Lieu de travail : Campus du CMR (Kingston, Ontario)
  • Le candidat doit être disposé à faire des heures supplémentaires à l’occasion (événements spéciaux)
  • Cote de fiabilité exigée

La rémunération concurrentielle comprend un ensemble d’avantages sociaux et est établie en fonction de l’expérience du candidat et de la taille de la Fondation. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

Envoyez votre CV et votre lettre de présentation à titre strictement confidentiel au plus tard le 22 janvier 2018 à :

Dave Ferguson, responsable du développement

La Fondation des Collèges militaires royaux du Canada Inc.

dferguso@rmc.ca

***

FINANCE CLERK

THE ROYAL MILITARY COLLEGES OF CANADA FOUNDATION INC.

The Organization

The Royal Military Colleges of Canada Foundation Inc. is a registered charity whose mission is to secure and deliver the funds necessary to provide the “Margin of Excellence” in the attraction, education and training of the cadets of the Canadian Military Colleges.  The RMC Foundation is an independent organization and all of its employees are non-public.

Main Responsibilities:

  • The Finance Clerk will report directly to the Executive Vice President
  • Prepare month end reporting;  bank recs, cash flows, statement of financial position
  • Post all transactions to the GL; journal entries, transfers, revenue, expenditures
  • Act as the Database Manager
  • Prepare all Foundation cheques
  • Perform fair market value calculations
  • Reconcile and post recurring donations
  • Provide support to the EVP with the annual audit
  • Prepare and distribute endowment and accumulating fund reports
  • Cost research employee contracts


Skills and Qualifications:

  • 3-5 years accounting/finance experience in an small office environment required
  • 2+ years’ experience with A/P, A/R, bank & G/L reconciliations
  • Intermediate Excel skills
  • Monthly financial reporting to trial balance preferred
  • Extensive experience using QuickBooks software
  • Charity/not for profit accounting experience considered an asset
  • Ability to work in a collaborative environment with a service orientation
  • Capability of maintaining strict confidentiality, and an ability to recognize and handle confidential information in an appropriate manner.
  • Proficient in English, bilingualism considered an asset
  • Excellent communication and documentation skills
  • Attention to detail is a must-have

Training and Education:

  • Diploma/Degree in Accounting/Finance required
  • Enrollment in the CPA program or equivalent accounting program is an asset
  • Payroll Compliance Practitioner Certification considered an asset
  • Not for profit fund accounting training preferred

Working Conditions:

  • Full-time, Permanent; 35 hours per week, Monday to Friday
  • Work location: RMC Campus, Kingston, Ontario
  • Must be available for occasional (event based) OT work
  • Reliability Status Security Clearance Certificate required

Remuneration includes a competitive compensation and benefits package and is commensurate with both the experience of the candidate and the size of the Foundation.  Only those selected for an interview will be contacted.

Provide a resume and cover letter in strictest confidence by no later than 22 January 2018 to:

Dave Ferguson, Foundation Development Officer

The Royal Military Colleges of Canada Foundation Inc.

dferguso@rmc.ca

***

COMMIS AUX FINANCES

FONDATION DES COLLÈGES MILITAIRES ROYAUX DU CANADA INC.

L’organisme

La Fondation des Collèges militaires royaux du Canada Inc. est un organisme de bienfaisance enregistré qui a pour mission de recueillir et de distribuer les fonds nécessaires pour conférer la « Marge d’excellence » au recrutement, à l’éducation et à la formation des étudiants des collèges militaires canadiens. La Fondation des CMR est un organisme indépendant dont tous les employés proviennent du secteur privé.

Responsabilités principales

  • Le commis aux finances retenu relèvera directement du vice-président exécutif.
  • Préparer les rapports de fin de mois : transactions bancaires, flux de trésorerie, état de la situation financière
  • Inscrire les transactions dans le grand livre : écritures de journal, transferts, revenus, dépenses
  • Agir en tant que gestionnaire de la base de données
  • Préparer les chèques de la Fondation
  • Effectuer les calculs de la juste valeur marchande
  • Effectuer le rapprochement et l’enregistrement des dons récurrents
  • Offrir du soutien au vice-président exécutif dans le cadre de la vérification annuelle
  • Préparer et distribuer les rapports sur le fonds de dotation et le fonds cumulatif
  • Évaluer les coûts liés aux contrats des employés


Habiletés et compétences

  • De 3 à 5 ans d’expérience dans le domaine de la comptabilité et des finances dans une petite entreprise
  • Plus de 2 ans d’expérience pertinente (comptes débiteurs, comptes fournisseurs, rapprochements entre les transactions bancaires et le grand livre)
  • Compétences de niveau intermédiaire avec Excel
  • Expérience dans la production d’une balance de vérification mensuelle de préférence
  • Solide connaissance du logiciel QuickBooks
  • Expérience au sein d’une fondation ou d’un organisme sans but lucratif, un atout
  • Capacité à travailler dans un environnement collaboratif axé sur le service
  • Capacité à maintenir la stricte confidentialité des renseignements, et à reconnaître et traiter les données confidentielles adéquatement
  • Maîtrise de l’anglais, bilingue de préférence
  • Fortes aptitudes pour la communication et la documentation
  • Souci du détail exigé

Formation et éducation

  • Diplôme en finances ou en comptabilité exigé
  • Programme d’agrément des comptables professionnels agréés ou programme équivalent, un atout
  • Titre de spécialiste en conformité de la paie, un atout
  • Formation en comptabilité pour les organismes à but non lucratif, de préférence

Conditions de travail

  • Temps plein, permanent, 35 heures par semaine, du lundi au vendredi
  • Lieu : Campus des CMR, Kingston, Ontario
  • Le candidat doit être disposé à faire des heures supplémentaires à l’occasion (événements spéciaux)
  • Cote de fiabilité exigée

La rémunération concurrentielle comprend un ensemble d’avantages sociaux et est établie en fonction de l’expérience du candidat et de la taille de la Fondation. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

Envoyez votre CV et votre lettre de présentation à titre strictement confidentiel au plus tard le 22 janvier 2018 à :

Dave Ferguson, responsable du développement

La Fondation des Collèges militaires royaux du Canada Inc.

dferguso@rmc.ca

 

Leave a Reply