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Vote on Club Governance restructure and constitutional amendment / Voter sur la restructuration du Club et la modification de la constitution

Vote on Club Governance restructure and constitutional amendment / Voter sur la restructuration du Club et la modification de la constitution

By Bryan Bailey – Executive Director RMC Club

Monday, 17 November marks the commencement of the month long voting period to either vote for or against the proposed Club governance model and the amendments to the Club’s constitution. 5,000     e-mails are being sent to all eligible voters (all club members in good standing with voting privileges) using the Club’s RMC Alumni website.  This e-mail provides the following message below (French and English) as well as links to relevant documents.  The e-mail will also invite you to vote on-line prior to 17 December.  Should you not receive the e-mail, you can access the information directly through the website at:

http://rmcalumni.ca/constitutionsurvey/.  Should you not have access to internet, you may cast a vote by phoning Panet House using the toll free number 1-888-386-3762.

Notice of Intent to Amend the RMC Club of Canada Constitution

As many of you are aware, the Club completed a comprehensive Strategic Review in 2012 and is in the process of implementing its prescient recommendations including the modernization of the Club’s governance structure.  The aim of modernization is to streamline Club governance by transitioning to a Board model. Over the course of the past year, the Governance Committee, ably supported by an external consultant, developed a new governance model.

In addition to this model, the Committee made revisions to the Club Constitution and developed a new Board Policies and Procedures document. Each of these three deliverables has been approved by Club’s Executive Committee and General Council.  Throughout the process, there was excellent interaction and full transparency. Furthermore, the Club has posted the key documents on-line and published updates in both the Veritas magazine and eVeritas all in an effort to keep its membership informed of the progress and to stimulate feedback.

During the Club’s Annual General Meeting of 27 September 2014, the following motion was passed unanimously:

The proposed RMC Club governance structure and policies and procedures document be approved in principle and that the revised constitution be distributed to all Club members for electronic voting prior to year-end.”

In accordance with the constitution, all constitutional amendments must be distributed to the membership for approval. In order to amend the Constitution, an affirmative vote of two-thirds or more of the votes cast is required. After review by the Club’s Honorary Solicitor, and subsequent approval of the Executive Committee, the following question is put forth for your consideration.

Do you approve the Royal Military Colleges Club of Canada proposed amended Constitution, including the new Governance Structure?” Yes or No

In order to provide you as much information as possible, links to the following key reference documents are provided:

  • Proposed RMC Club Constitution (English only)
  • New RMC Club Board Policies and Procedures document (English only)
  • Glenn Allen’s Governance Update article (Summer 2014 Veritas French and English)
  • Current RMC Club Constitution (English only)  http://rmcclub.ca/index.php/about/the-club-constitution/

If you are a Club member in good standing, you are invited and strongly encouraged to vote electronically.   Each member is entitled to vote once and your membership will be verified by the audit team at Panet House. Should you have difficulty or questions, please contact the Club at 1-888 386-3762.  The voting period is 17 November to 17 December.

Avis d’intention de modifier la constitution du Club des Collèges militaires royaux du Canada

Comme nombre d’entre vous le savent déjà, le Club a complété une évaluation stratégique exhaustive en 2012 et est en train de mettre en application les recommandations éclairées qui en sont issues, incluant la modernisation de la structure de gouvernance du Club. L’objectif de ces efforts de modernisation est de rationaliser la structure de gouvernance du Club en adoptant le modèle du Conseil d’administration. Au cours de la dernière année, le comité de gouvernance, habilement appuyé par un consultant externe, développa un nouveau modèle de gouvernance.

 

En plus de ce modèle, le comité a également révisé la constitution du Club et développé un nouveau document sur les politiques et procédures du conseil d’administration. Chacune de ces trois réalisations a reçu l’approbation du Comité exécutif du Club et du Conseil général. L’ensemble du procédé s’effectua dans un esprit de collaboration et avec la plus grande transparence. Par ailleurs, le Club a mis les documents clés en ligne et publié des mises à jour à la fois dans le magasine Veritas et sur eVeritas afin de tenir ses membres informés des progrès réalisés et d’encourager la rétroaction.

Lors de l’assemblée générale annuelle du Club du 27 septembre 2014, la motion suivante a été adoptée à l’unanimité :

« Que la structure de gouvernance du Club ainsi que le document des Politiques et procédures proposés soit approuvés en principe et que la constitution révisée soit distribuée à tous les membres du Club pour un vote électronique avant la fin de l’année. »

Conformément à la constitution, tout amendement constitutionnel doit être soumis aux membres pour approbation. Afin de pouvoir modifier la constitution, un vote affirmatif d’une majorité des deux-tiers des votes ou plus est nécessaire. Révisée par l’avocat honoraire du Club, puis approuvée par le Comité exécutif, la question suivante est maintenant soumise à votre attention.

 « Approuvez-vous la constitution révisée du Club des Collèges militaires royaux du Canada, incluant la nouvelle structure de gouvernance? »  Oui ou non

Afin de pouvoir vous fournir le plus d’informations possible, des liens vers ces documents clés vous sont offerts:

  • Constitution proposée du Club des CMR (anglais seulement)
  • Document sur les politiques et procédures du nouveau Conseil d’administration du Club des CMR (anglais seulement)
  • Article de mise à jour sur la gouvernance de Glenn Allen (Veritas, Été 2014)
  • Constitution actuelle du Club des CMR (anglais seulement)

Si vous êtes un membre en règle du Club, vous êtes invité et vivement encouragé à voter électroniquement.   Chaque membre a le droit de voter une fois et votre adhésion au Club sera vérifiée par l’équipe de vérification de la Maison Panet. Si vous éprouvez des difficultés ou si vous avez des questions, prière de contact le Club au 1-888 386-3762. Période de scrutin: du 17 novembre au 17 décembre.